Microsoft Excel memiliki banyak fitur yang bisa membantu menyelesaikan pekerjaan dengan lebih cepat dan efisien, salah satunya adalah drop down list. Fitur ini memungkinkan kalian membuat daftar pilihan yang praktis langsung di dalam sel, sehingga kalian tidak perlu mengetik data satu per satu.
Selain mempercepat proses input, drop down list juga membantu mengurangi risiko kesalahan dalam memasukkan data. Ingin tahu bagaimana cara membuat drop down list di Excel? Silahkan simak tutorial dan panduan lengkapnya dalam artikel berikut ini.
Apa Itu Drop Down List di Excel?
Sebelum masuk ke cara membuatnya, mari kita bahas dulu apa itu drop down list di Excel dan mengapa fitur ini begitu bermanfaat. Drop down list adalah fitur yang memungkinkan kamu untuk menampilkan daftar pilihan dalam sel Excel.
Alih-alih mengetikkan data secara manual, kamu cukup memilih dari opsi yang sudah disediakan. Contohnya, kamu bisa membuat pilihan “Ya” atau “Tidak” dalam daftar pilihan, atau mungkin membuat kategori produk, tanggal, atau apapun yang relevan dengan pekerjaanmu.
Fungsi dan Kegunaan Drop Down List
Fitur ini sangat membantu ketika kamu bekerja dengan data yang banyak atau seringkali membutuhkan konsistensi dalam pengisian. Misalnya, dalam pengelolaan inventaris atau input data pelanggan, drop down list Excel bisa mengurangi risiko kesalahan ketik dan membuat proses lebih efisien.
Selain itu, ketika kamu memiliki banyak orang yang bekerja pada file yang sama, penggunaan drop down list dapat memastikan semua orang mengisi data dengan cara yang seragam dan sesuai standar.
Cara Membuat Drop Down List di Excel
Sekarang, saatnya kita masuk ke inti pembahasan: cara membuat drop down list di Excel. Ada dua cara utama yang bisa kamu gunakan untuk membuat drop down list, yaitu secara manual dan menggunakan data range. Mari kita bahas keduanya dengan detail.
1. Drop Down List Secara Manual
Cara pertama yang akan kita bahas adalah membuat drop down list secara manual menggunakan fitur Data Validation di Excel. Ini adalah cara yang mudah dan cepat jika kamu hanya perlu beberapa pilihan saja dalam daftar.
- Mulailah dengan membuka dokumen Excel yang ingin kamu tambahkan drop down list.
- Kamu bisa menggunakan dokumen yang sudah ada atau membuat dokumen baru.
- Pilih sel atau beberapa sel yang ingin kamu beri drop down list.
- Pada menu bar di bagian atas, klik tab “Data“.
- Di sini, kamu akan menemukan berbagai opsi untuk mengatur data.
- Klik pada opsi Data Validation yang ada di grup Data Tools.
- Di jendela Data Validation, pada bagian Allow, pilih opsi “List“.
- Pada kolom Source, kamu tinggal memasukkan kategori yang ingin ditampilkan dalam drop down list.
- Misalnya, kamu ingin membuat pilihan antara “Ya” dan “Tidak“.
- Ketikkan “Ya; Tidak” (gunakan tanda titik koma untuk pemisah jika menggunakan bahasa Indonesia).
- Pastikan tidak ada spasi yang tidak perlu antara kata dan tanda pemisah.
- Pastikan kamu mencentang opsi Ignore blank dan In-cell dropdown agar drop down list dapat berfungsi dengan baik.
- Setelah itu, klik OK dan kamu akan melihat tanda panah kecil di sel yang telah dipilih.
- Tanda panah ini menunjukkan bahwa drop down list sudah aktif, dan kamu tinggal memilih salah satu opsi yang sudah kamu masukkan.
2. Drop Down List Menggunakan Data Range
Jika kamu memiliki banyak data yang ingin dijadikan pilihan dalam drop down list, lebih efisien jika menggunakan data range sebagai sumbernya. Berikut adalah cara untuk melakukannya:
- Pastikan kamu sudah memiliki daftar data yang ingin digunakan untuk drop down list, baik itu di sheet yang sama atau berbeda.
- Pilih sel tempat kamu ingin menambahkan drop down list.
- Sama seperti langkah sebelumnya, buka Data Validation di tab “Data“.
- Pada jendela Data Validation, pilih opsi “List” di bagian Allow.
- Di kolom Source, kamu bisa memasukkan referensi range yang berisi data.
- Misalnya, jika data kamu ada di kolom C mulai dari baris 2 hingga 7, tuliskan =$C$2:$C$7.
- Jika data berada di sheet lain, cukup tuliskan nama sheet diikuti dengan range, seperti =Sheet2!$A$1:$A$10.
- Jangan lupa untuk mencentang Ignore blank dan In-cell dropdown, lalu klik OK.
3. Cara Mengedit Drop Down List
Terkadang, kamu mungkin perlu mengubah atau menambah pilihan dalam drop down list. Misalnya, kamu ingin menambahkan kategori baru atau memperbarui data yang ada. Berikut cara untuk mengeditnya:
- Pilih sel yang sudah memiliki drop down list dan ingin diubah kategorinya.
- Kembali ke menu Data Validation di tab “Data“.
- Di kolom Source, kamu tinggal menambah atau mengubah kategori yang ada.
- Jika menggunakan data range, cukup sesuaikan referensi range yang digunakan.
- Misalnya, jika sebelumnya $C$2:$C$7 dan kamu ingin menambah data, ubah menjadi $C$2:$C$8.
- Jika kamu ingin mengubah pengaturan di semua sel dengan setelan yang sama, centang opsi Apply these changes to all other cells with the same settings.
- Setelah itu, klik OK dan drop down list di sel yang dipilih akan diperbarui.
Kesimpulan
Membuat drop down list di Excel adalah cara yang sangat efektif untuk mempercepat pengisian data dan mengurangi kesalahan input. Kalian bisa membuatnya baik secara manual atau menggunakan data range.
Dengan sedikit latihan, kamu akan semakin mahir menggunakan fitur ini, yang tentunya akan menghemat waktu dan tenaga dalam pekerjaanmu. Jangan lupa untuk selalu memeriksa kesalahan umum yang mungkin terjadi dan selalu pastikan data yang dimasukkan konsisten.