Di era yang serba digital seperti sekarang ini, PDF (Portable Document Format) adalah salah satu format dokumen yang paling populer dan banyak digunakan. Karena memang ia punya banyak ekunggulan baik dari segi fleksibilitas maupun keamanannya. Nah mungkin kalian sudah bisa membuat file PDF di perangkat Windows, namun bagaimana jika di Macbook?
Mungkin bagi mereka yang baru pindah dari sistem operasi windows ke macbook akan sedikit bingung. Karena memang akan ada cukup banyak perbedaan yang bisa kita dapati pada perangkat besutan Apple tersebut. Untuk itulah, Jakarta Studio sudah merangkum informasi lengkap tentang panduan terkait file PDF, mulai dari membuat, mengkonversi format hingga mengamankannya.
Tutorial Membuat File PDF di MacBook
Sebenarnya sangat mudah untuk membuat dokumen PDF melalui macOS. Hanya saja, mungkin banyak diantara para pengguna baru yang bingung karena tidak tahu dimana fiturnya. Berikut Jakarta Studio sudah rangkumkan tutorial lengkapnya untuk kalian.
1. Buka File yang Ingin Dikoversi
Untuk memulai, pastikan file yang ingin dikonversi ke PDF sudah terbuka. Kamu bisa membuka berbagai jenis file seperti dokumen Word, Pages, atau bahkan halaman web di Safari. Tidak ada aplikasi tambahan yang dibutuhkan, cukup gunakan aplikasi bawaan seperti Pratinjau (Preview) atau editor teks yang relevan.
2. Akses Menu Print
Setelah file terbuka, langkah selanjutnya adalah mengakses menu print. Caranya mudah, cukup klik pada menu File di bagian atas layar, kemudian pilih Print dari daftar opsi, atau gunakan shortcut keyboard Command + P. Jendela print akan terbuka, memberikanmu berbagai opsi untuk mencetak atau mengonversi file.
3. Pilih Opsi Simpan sebagai PDF
Di dalam jendela print, perhatikan bagian bawah di mana kamu akan melihat opsi “PDF” yang terletak di sebelah kiri atau kanan bawah, tergantung pada versi macOS yang kamu gunakan. Klik panah kecil di sampingnya untuk membuka menu dropdown dan pilih “Simpan sebagai PDF” (Save as PDF).
4. Tentukan Nama dan Lokasi Penyimpanan
Setelah memilih “Simpan sebagai PDF”, jendela baru akan muncul meminta kamu untuk menentukan nama file dan lokasi penyimpanannya. Pastikan untuk memberikan nama yang deskriptif agar mudah ditemukan di kemudian hari. Kamu juga bisa memilih folder yang sesuai, baik itu di desktop, dalam folder dokumen, atau di penyimpanan eksternal seperti iCloud atau drive USB. Setelah selesai, klik “Simpan” (Save).
Tips Mengamankan PDF di MacBook
Setelah berhasil mengubah format dokumen menjadi PDF, kalian mungkin juga perlu mengamankannya dengan kunci. Terutama jika berisi informasi sensitif atau pribadi, maka harus diberi keamanan ekstra. Berikut adalah beberapa cara untuk melindungi file PDF di MacBook:
1. Menambahkan Kata Sandi pada PDF
Untuk menjaga keamanan dokumen, kamu bisa menambahkan kata sandi saat menyimpan file sebagai PDF. Pada langkah terakhir sebelum menyimpan, pilih “Opsi Keamanan” (Security Options), kemudian centang kotak “Wajibkan kata sandi untuk membuka dokumen” (Require password to open document). Masukkan kata sandi yang kuat dan mudah diingat, kemudian konfirmasi kembali. Dengan menambahkan kata sandi, hanya orang yang mengetahui kata sandi tersebut yang dapat membuka dokumen tersebut.
2. Mengatur Hak Akses pada PDF
Selain menambahkan kata sandi untuk membuka file, kamu juga dapat mengatur hak akses lebih lanjut pada PDF. Fitur ini memungkinkan kamu untuk membatasi tindakan seperti mencetak, menyalin teks, atau mengedit dokumen tanpa izin.
Untuk mengatur hak akses ini, setelah memilih “Simpan sebagai PDF”, klik “Edit Permissions” dan tentukan tindakan mana yang memerlukan kata sandi. Hal tersebut akan memberikan lapisan perlindungan tambahan pada dokumen penting.
Fitur Tambahan untuk Pengelolaan PDF di MacBook
macOS juga menyediakan berbagai fitur tambahan untuk mengelola dan mengoptimalkan file PDF. Berikut adalah beberapa fitur yang bisa kamu manfaatkan:
1. Menggabungkan Beberapa File menjadi Satu PDF
Jika kamu memiliki beberapa dokumen yang perlu digabungkan menjadi satu file PDF, fitur gabung PDF di MacBook sangat berguna. Cukup buka semua file yang ingin digabungkan di Pratinjau (Preview), kemudian pilih semua dokumen tersebut. Dari menu, pilih “Gabungkan PDF” (Combine PDFs). Fitur ini sangat membantu untuk mengatur dokumen seperti laporan, proposal, atau e-book yang memerlukan penggabungan beberapa bagian menjadi satu file utuh.
2. Mengompresi PDF untuk Mengurangi Ukuran File
Terkadang, file PDF yang dihasilkan bisa memiliki ukuran yang cukup besar, terutama jika berisi banyak gambar atau grafik. Untuk mengurangi ukuran file tanpa mengurangi kualitas secara signifikan, macOS menyediakan opsi kompresi.
Kamu bisa mengaksesnya dengan membuka file PDF di Pratinjau, kemudian pilih File > Export dan klik “Reduce File Size”. Ini akan menghasilkan file yang lebih kecil, yang lebih mudah untuk dibagikan melalui email atau diunggah ke cloud storage.
Kesimpulan
Dengan macOS, membuat dan mengelola file PDF di MacBook bisa menjadi sangat mudah dan efisien. Mulai dari pembuatan dokumen, penambahan keamanan, hingga pengelolaan lanjutan seperti penggabungan dan kompresi file, semua dapat dilakukan tanpa perlu aplikasi pihak ketiga. Semoga dengan informasi diatas bisa membantu dan bermanfaat.